Privacyverklaring

Zorgvuldig met jouw gegevens. Vertrouwelijk in onze begeleiding.

Vertrouwelijke gegevens bij WeShift

Bij WeShift werken we met mensen. Dat betekent dat we soms persoonlijke informatie ontvangen over gedrag, ervaringen, werk en ontwikkeling. We begrijpen dat deze informatie gevoelig kan zijn. Daarom gaan we zorgvuldig en vertrouwelijk om met persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring leggen we uit welke gegevens we verwerken, waarom we dat doen, met wie we informatie delen en welke rechten je hebt.

Vertrouwelijke gegevens bij WeShift

WeShift VOF is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens voor zover wij zelf de doeleinden en middelen van de verwerking bepalen. Wij handelen daarbij volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1. Wie zijn wij?

WeShift VOF
Molenwater 81, Middelburg, Nederland
Website: www.weshift.nl
E-mail:
KvK-nummer: 42076699
Vestigingsadres: Molenwater 79, Middelburg

Voor vragen over privacy of de verwerking van persoonsgegevens kun je contact opnemen via .

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke gegevens we verwerken, hangt af van je contact met WeShift en de dienstverlening waarvan je gebruikmaakt.

Het kan gaan om:

  • Naam, contactgegevens en, indien noodzakelijk, geboortedatum en adresgegevens.
  • Werkgever, organisatie, functie en zakelijke contactgegevens.
  • Gegevens over deelname aan trainingen, workshops, opleidingen en ontwikkeltrajecten.
  • Intakegegevens, persoonlijke leerdoelen en ontwikkelvragen.
  • Sessienotities, evaluaties, vragenlijsten en voortgangsinformatie.
  • Informatie over persoonlijke omstandigheden, gedrag, ervaren stress en belastbaarheid, voor zover noodzakelijk en rechtmatig verwerkt.
  • Gegevens voor offertes, overeenkomsten, administratie en facturatie.
  • Gegevens die je zelf verstrekt via onze website, contactformulieren of andere communicatiekanalen.

Sommige informatie kan betrekking hebben op je gezondheid en valt daarmee onder bijzondere persoonsgegevens. Voor de verwerking daarvan gelden aanvullende wettelijke voorwaarden.

We verzamelen niet meer gegevens dan noodzakelijk is voor het betreffende doel.

3. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

WeShift verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden.

Contact en kennismaking

Om vragen te beantwoorden, contactverzoeken op te volgen, kennismakingsgesprekken te voeren en passende informatie over onze dienstverlening te verstrekken.

Intake en begeleiding

Om ontwikkelvragen te verhelderen, de geschiktheid en mogelijkheden van een traject te beoordelen, persoonlijke leerdoelen vast te stellen en passende begeleiding te bieden.

Uitvoering van trainingen en trajecten

Om afspraken te plannen, deelnemers te begeleiden, trainingen en opleidingen te organiseren en de voortgang van ontwikkeltrajecten te ondersteunen.

Verslaglegging en evaluatie

Om relevante afspraken, leerdoelen en voortgang zorgvuldig vast te leggen en onze dienstverlening te evalueren en te verbeteren.

Administratie en bedrijfsvoering

Om offertes en overeenkomsten op te stellen, facturen te verwerken, zakelijke relaties te onderhouden en aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

Communicatie en nieuwsbrieven

Om informatie, uitnodigingen en nieuwsbrieven te versturen wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat. Je kunt je op ieder moment afmelden voor onze nieuwsbrieven.

4. Op welke wettelijke grondslagen verwerken wij gegevens?

WeShift verwerkt persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat.

Afhankelijk van de verwerking kan dat zijn:

  • Uitvoering van een overeenkomst: wanneer gegevens noodzakelijk zijn om een overeenkomst met jou uit te voeren of op jouw verzoek stappen te zetten voorafgaand aan een overeenkomst.
  • Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld voor onze financiële administratie.
  • Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld voor noodzakelijk relatiebeheer, beveiliging en bepaalde administratieve of kwaliteitsdoeleinden, na afweging van de betrokken belangen.
  • Toestemming: wanneer toestemming wettelijk vereist is, bijvoorbeeld voor bepaalde marketingactiviteiten of specifieke gegevensverwerkingen.

Wanneer een werkgever of andere organisatie opdrachtgever is, betekent dit niet automatisch dat uitvoering van die overeenkomst de grondslag vormt voor alle verwerkingen van persoonsgegevens van de deelnemer. We beoordelen per verwerking welke grondslag van toepassing is.

Bijzondere persoonsgegevens

Tijdens individuele trajecten kunnen deelnemers informatie delen over stressklachten, gezondheid of andere gevoelige persoonlijke omstandigheden.

Gezondheidsgegevens verwerken wij alleen wanneer dit noodzakelijk is, er een geldige grondslag onder artikel 6 AVG bestaat én een toepasselijke uitzondering op het verwerkingsverbod van artikel 9 AVG aanwezig is.

Wanneer wij ons baseren op uitdrukkelijke toestemming, moet deze specifiek, geïnformeerd en vrij gegeven zijn. Toestemming kan worden ingetrokken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van eerdere verwerkingen.

Als een noodzakelijke wettelijke basis ontbreekt, verwerken wij deze bijzondere persoonsgegevens niet.

WeShift verricht geen medische diagnostiek of GGZ-behandeling.

5. Vertrouwelijkheid tijdens individuele trajecten

Bij WeShift vinden we het belangrijk dat deelnemers vrijuit kunnen spreken en zich veilig voelen om aan hun ontwikkeling te werken. Daarom behandelen we persoonlijke informatie uit individuele sessies vertrouwelijk.

Sessieverslagen en persoonlijke notities zijn uitsluitend toegankelijk voor personen die deze informatie voor hun werkzaamheden noodzakelijkerwijs nodig hebben en daartoe bevoegd zijn.

We leggen alleen informatie vast die relevant en noodzakelijk is voor de begeleiding. Bij een eventuele overdracht aan een andere trainer beperken we de informatie tot wat noodzakelijk en rechtmatig gedeeld mag worden.

6. Welke informatie delen wij met werkgevers en opdrachtgevers?

Wanneer een werkgever of organisatie een traject financiert, maken we vooraf duidelijke afspraken over eventuele terugkoppeling.

We kunnen, voor zover daarvoor een geldige grondslag bestaat, zakelijke of administratieve informatie verstrekken, zoals deelname, planning, afronding en een beperkte procesevaluatie.

Persoonlijke verhalen, sessieverslagen, gezondheidsgegevens en vertrouwelijke informatie uit de begeleiding worden niet standaard met werkgevers gedeeld.

Ook wanneer een deelnemer toestemming geeft voor een terugkoppeling, beoordelen wij welke informatie rechtmatig en noodzakelijk gedeeld kan worden. Daarbij houden we rekening met de privacy van de deelnemer en de wettelijke beperkingen die gelden voor werkgevers.

Een werkgever krijgt niet automatisch toegang tot persoonlijke gegevens omdat deze opdrachtgever of betaler is.

7. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Voor onze dienstverlening werken we waar nodig samen met trainers, ondersteunende professionals en leveranciers van digitale systemen.

Gegevens kunnen, afhankelijk van het doel en de wettelijke grondslag, toegankelijk zijn voor:

  • Betrokken trainers en begeleiders.
  • Medewerkers of ondersteunende partijen die verantwoordelijk zijn voor planning, administratie of bedrijfsvoering.
  • Opdrachtgevers, uitsluitend binnen de toepasselijke wettelijke en vooraf afgesproken kaders.
  • Leveranciers van onder andere websitehosting, formulieren, CRM, e-mail, administratie en digitale opslag.
  • Overheidsinstanties wanneer een wettelijke verplichting daartoe bestaat.

WeShift verkoopt geen persoonsgegevens.

Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, sluiten we waar vereist een verwerkersovereenkomst. Andere ontvangers kunnen zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn.

Wanneer gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgen we dat hiervoor een geldige wettelijke basis en de vereiste waarborgen bestaan.

8. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

WeShift bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke verplichting of een andere geldige reden een langere bewaartermijn vereist.

We hanteren bewaartermijnen die passen bij de verschillende categorieën gegevens, zoals contactgegevens, financiële administratie, deelnemersgegevens en sessieverslagen.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden gegevens veilig verwijderd of daadwerkelijk geanonimiseerd.

9. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

WeShift neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongeoorloofde openbaarmaking.

Daarbij besteden we onder andere aandacht aan:

  • Beperkte toegang tot vertrouwelijke gegevens.
  • Beveiliging van digitale systemen en accounts.
  • Zorgvuldige opslag en uitwisseling van informatie.
  • Vertrouwelijkheidsafspraken met betrokken medewerkers en samenwerkingspartners.
  • Beoordeling van de beveiliging van leveranciers.
  • Zorgvuldige afhandeling van beveiligingsincidenten en eventuele datalekken.

Onze beveiligingsmaatregelen worden waar nodig geëvalueerd en aangepast.

10. Welke rechten heb je?

Je hebt op grond van de AVG verschillende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens.

Afhankelijk van de situatie kun je verzoeken om:

  • Inzage in je persoonsgegevens.
  • Correctie van onjuiste gegevens.
  • Verwijdering van gegevens.
  • Beperking van de verwerking.
  • Overdracht van gegevens.
  • Bezwaar tegen bepaalde verwerkingen.
  • Intrekking van eerder gegeven toestemming.

Niet ieder recht geldt in iedere situatie. Soms zijn we wettelijk verplicht bepaalde gegevens te bewaren of bestaan er andere wettelijke beperkingen.

Wil je gebruikmaken van een van deze rechten? Stuur dan een e-mail naar .

Wij reageren in beginsel binnen één maand. Wanneer een verzoek complex is, kan deze termijn onder de wettelijke voorwaarden worden verlengd. We informeren je daar tijdig over.

Om je privacy te beschermen, kunnen we vragen om aanvullende informatie waarmee we je identiteit op een passende manier kunnen verifiëren.

Ben je niet tevreden over hoe wij met je persoonsgegevens omgaan? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

11. Cookies en onze website

Onze website kan cookies en vergelijkbare technieken gebruiken om de website goed te laten functioneren, het gebruik te analyseren en, indien van toepassing, onze communicatie te verbeteren.

Functionele cookies zijn noodzakelijk voor de werking van de website. Voor analytische cookies en marketing- of trackingcookies vragen wij toestemming wanneer dit wettelijk vereist is.

Je kunt je cookievoorkeuren beheren via de cookie-instellingen op onze website. Ook kun je cookies verwijderen of blokkeren via je browser.

Meer informatie over de daadwerkelijk gebruikte cookies, aanbieders, doeleinden en bewaartermijnen vind je in ons cookieoverzicht.

12. Nieuwsbrieven en zakelijke communicatie

Wanneer je je aanmeldt voor onze nieuwsbrief, gebruiken we je contactgegevens om je informatie te sturen over WeShift, onze dienstverlening, trainingen, workshops en relevante ontwikkelingen.

We versturen commerciële elektronische communicatie alleen wanneer dit wettelijk is toegestaan.

Je kunt je op ieder moment afmelden via de afmeldlink in onze e-mails of door contact met ons op te nemen.

13. Wijzigingen in deze privacyverklaring

WeShift kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, werkwijze of de toepasselijke wetgeving verandert.

De meest actuele versie is altijd beschikbaar op onze website.

Laatst bijgewerkt: 15-10-2026

14. Vragen over privacy?

Heb je vragen over deze privacyverklaring of de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan? Neem gerust contact met ons op.